OT: Datenschutz? (war: E-Mailverwaltung in DB ?)

[Michael Ott]

Hallo Ulrich!
 
Du hast einen wichtigen Punkt angesprochen.
	 
Es ist nur die Frage, ob man in Firmen überhaupt private Mails erhalten sollte oder ob es der Arbeitgeber überhaupt erlaubt oder es nur stillschweigend duldet. Das will aber keinesfalls Deinen Einwand schmällern. Denn es ist so, daß wir private Mails in die Arbeit bekommen. Und alle meine Mails will ich nicht irgendwo gespeichert haben. Das Internet ist zwar öffentlich, aber meine Cartoon-Mails, die ich ab und zu erhalten, sollten eigentlich nicht gefunden werden, wenn man Cartoons als Suchwort eingibt.
			  
Aber dafür findet sich bestimmt eine Lösung. Vielleicht als Betriebsvereinbarung, daß man jedes Mail, daß zu einem Projekt gehört, weiterleiten (wenn man keinen Mailverteiler eingerichtet hat) oder wenn man schon was eigenes schreibt, kann man bei jeden Mail nachfragen, ob es weitergeschickt werden sollen oder ob sie aus der Datenbank gelöscht werden soll.

> Hallo allerseits,
> 
> hoffentlich krieg ich jetzt keine Prügel wg. Off-topic und so, aber ein paar Punkte aus der vorhergehenden Diskussion können IMHO nicht einfach so im (virtuellen) Raum 
> stehen bleiben:
> 
> >- einsicht in mails die andere mitarbeiter dem selben kunden gesendet haben,
> >sprich dadurch eine vollständige korrespondenzliste in der kundendatenbank
> ...und wenn sich der Mitarbeiter mit dem Kunden mal auf ein Bier verabredet, ist das dann auch für alle Kollegen in der zentralen Datenbank einsehbar? Also, ich tät das 
> nicht wollen, daß *alle* meine Mails zwischen mir und meinen Kunden automatisch archiviert werden, ohne daß ich selber entscheiden kann, was archivierungswürdig ist 
> und was nicht. Oft schickt man nur Mails mit nichtssagendem Inhalt "bitte rufen Sie mich an"...
> 
> >> zusätzliche katalogisierung der mails beim verfassen - übernehmen in
> >> projektverwaltungen und/oder online dokumentenverwaltungen.
> >Volle Zustimmung !!
> = zentrale Protokollierung/Auswertbarkeit *sämtlicher* E-Mails im Unternehmen?? -> sehr problematisch (wenn nicht unzulässig)
> 
> >Eines der grössten Probleme in vielen  Firmen sind E-Mails die nach längeren
> >Zeiträumen noch einmal gebraucht werden weil sie zu einem bestimmten Projekt
> >gehören. meistens ist aber der Adressat nicht mehr in der Firma und die
> >E-Mail in der Regel nicht mehr auffindbar, und dann fängt das Problem erst
> >richtig an.
> Das Problem ist klar, aber deswegen sämtliche (!) E-Mails unbegrenzt (!) zu speichern, kann nicht der richtige Weg sein. Da E-Mails personenbezogene Daten 
> darstellen, müssen sie gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden; Datenspeicherung "auf Vorrat" (man könnte sie ja irgendwann vielleicht noch einmal 
> brauchen) ist nicht erlaubt. Wichtige E-Mails sollten grundsätzlich ausgedruckt und bei der Projektdoku archiviert werden. 

Wieso nicht. Man könnte ja die Mails, dir zu einem Projekt gehören bei Beendigung des Projektes auf CDs brennen oder auf Bänder spielen.  Dann wäre der Plattenplatz wieder frei und man hätte sie archiviert.  Ich mache das zu jeden Projekt.

> 
> >Mit Deinem Lösungsansatz kann dies erfolgreich verhindert werden. Somit
> >können alle Mails sehr gut archivert und mit einfachen Administrationstools
> >verwaltet werden.
> Die damit verbundene Möglichkeit personenbezogener Auswertungen des Mailverhaltens ist problematisch. Ein Betriebsrat dürfte da wohl was dagegen haben.

Damit sprichst Du einen anderen wichtigen Punkt an. Wer darf in
Datenbanken gespeicherte Mails lesen und wer darf nicht. Es darf
bestimmt nicht jeder aus der Firma alle Mails lesen. Wer definiert, wer
was lesen darf.

> 
> >> - natürlich zusätzliche zentrale adressbücher
> >Gut, die Privaten Adressbücher wären hier ein Thema. Hier hätte man dann
> >auch gleich die Möglichkeit eines einfachen Exports oder auch der
> >"Veröffentlichung" von Einträgen an andere Mitarbeiter.
> Mein privates Adressbuch gehört mir, da braucht niemand ungefragt Daten rausziehen. Wenn eine E-Mail-Adresse eines externen Ansprechpartners den Kollegen 
> zugänglich gemacht werden soll, dann gebe ich sie in die Kundendatenbank.
> 
> Für weiteres => Datenschutz-Mailingliste (http://www.it-sec.de/mailing/mailinglisten.htm, Liste "BVD-Forum")
> 
> Ulrich
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  Michael Ott

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